Kiitotie: Finnairin blogi

Taru Keronen matkatoimistoalan perimmäisten kysymysten äärellä.

Olen toiminut Matkatoimisto Arean toimitusjohtajana 1,5 vuotta. Ylivoimaisesti suosituin minulle asetettu kysymys on: ”Mihin matkatoimistoa tarvitaan, kun jokainen voi varata matkat netistä?”  Kun tilintarkastajakin kysyi samaa tilintarkastustilaisuudessa, otti pannuun.

Asian kysyminen on yhtä loogista kuin väite ”Eihän pankkeja enää tarvita mihinkään kun rahaa saa automaatista.” Tarkoitan, että matkan tekninen varaaminen vastaa matkatoimistossa samaa kuin pankissa rahan lataaminen automaattiin. Matkatoimiston todellinen arvo ja tekeminen on paljon laajempi kokonaisuus. Ammattitaitomme keskeiset osat ovat luotettava informaatio, prosessiosaaminen ja turvallisuus.

1. Luotettavaa informaatiota keskitetysti

Netistä varaaminen on nopeaa ja helppoa. Ensin täytyy tosin tietää mitä varaisi. Lennon yhteydessä on selvitettävä kohteeseen lentävät yhtiöt, niiden aikataulut, hinnat ja lentojen saatavuus. Lisäksi on tiedettävä mahdollisen vaihdon vaatima aika kullakin kentällä ja kyseisen hintatyypin hintasäännöt. Tämän voi tehdä ketterästi vierailemalla kunkin lentoyhtiön sivulla. Aikaa tosin voi vierähtää, kun maailmassa on yli 500 lentoyhtiötä.

Netistä löytyykin varaussivustoja, johon on tuotu käytännössä kaikki maailman lentoyhtiöt, joita voi vertailla yhdellä työkalulla kerralla. Yleensä tämä palvelu on matkatoimiston ylläpitämä.

Ai niin, hotellikin pitäisi varata. Maailmassa on International Hotel & Restaurant Associationin mukaan n. 300.000 hotellia. Niilläkin useimmilla on omat nettisivut.

Jos päättäminen tuntuu hankalalta, voi aina kääntyä matkatoimiston puoleen. Arean lokakuussa tekemän tutkimuksen mukaan 76 % pk-yrityksistä koki saavansa matkatoimistostaan parhaiten apua edullisen ja tilanteessa tarkoituksenmukaisen lentohinnan löytämisessä.

2.  Matkustusanalyysit ja prosessien tehostaminen

Netissä kaikilla mahdollisilla sivuilla työaikana surffaava tulee harvoin ajatelleeksi, että hän tuhoaa samalla työnantajansa taloushallinnon tehokkuutta. Erillisistä ostoista kertyvät irralliset veloitukset tulevat yrityksille todella kalliiksi, sillä omilla luottokorteilla maksetut veloitukset joudutaan viemään manuaalisesti matkaseurantaan. Matkatoimiston järjestelmää käytettäessä matkan kulut voidaan kohdistaa, matkalasku muodostuu automaattisesti ja prosessi toimii yrityksen kannalta kustannustehokkaasti.

Tärkein matkatoimiston yrityksille tarjoama arvo on kuitenkin matkustustieto; se millä reiteillä matkustetaan, kuinka aikaisin varataan, millaisilla lipuilla matkataan, paljonko lippu maksaa verrattuna reitin keskiarvohintaan, paljonko yrityksen hiilijalanjälkeä kerrytettiin ja käytettiinkö yrityksen ostosopimuskumppaneita. Kaikki tämä tieto jää yritykseltä saamatta sieltä täältä varatessa. Sitä mitä ei pysty mittaamaan, ei myöskään pysty ohjaamaan. Ilman aitoa tietoa matkustuskulujen säästöaikeet jäävät yrityksissä kauniiksi ajatukseksi ilman todellisia tekoja. Kuinka voi säästää jos ei tiedä miten nyt matkustetaan ja miten muut sen tekevät. Kuka ohjaa yksittäisiä varauksia ja huolehtii siitä, että ne pysyvät sovituissa puitteissa? Matkatoimisto.

Matkatoimiston palvelumaksujen osuus yritysten matkustuskustannuksista on keskimäärin 4 %. Yrityksen omat matkustuksesta syntyvät prosessikulut ovat parhaimmillaan globaaleissa yrityksissä 7,6 %. Huonoimmillaan ne saattavat olla jopa 40 %. Keskiarvo lienee kuitenkin jossakin 20 % tienoilla. Kannattaisiko matkatoimistolle kuitenkin ohjata ne 4 %, jotta säästäisi prosessissa reilusti? Todennäköisesti myös matkakustannukset alenisivat.

3.  Matkatoimisto on turvallinen matkakumppani

Maailmalla sattuu ja tapahtuu. Matkailu on maailman nopeimmin kasvava elinkeino. Vuosina 1950-2004 kansainvälisten matkojen määrä on 25-kertaistunut. Vuodessa ulkomaan matkan tekee yli 800 miljoonaa ihmistä. Joka päivä siis 2,2 miljoonaa henkeä on matkalla jostakin jonnekin. Ruuhkat maassa ja ilmassa ovat yleisiä. Suurkaupunkien tapahtumat ja sää muuttavat aikatauluja. Lennolta voi myöhästyä, lento voi myöhästyä ja jatkoyhteys ehtii mennä. Hotelli ei vastannutkaan nettisivujen kuvauksia ja hienoja kuvia. Varausta ei löydykään. Taksi ei löydä perille. Matkalla voi sairastua. Puhumattakaan todellisista kriiseistä kuten taisteluista, tulipaloista, hirmumyrskyistä ja maanjäristyksistä.

Tuttava kuvasi omaa heureka-hetkeään matkatoimiston roolista näin: ”Kun seisoin suljetulla afrikkalaisella lentokentällä ja ainoa kontaktini oli varaussivuston nettiosoite, ajattelin, että olisi sittenkin pitänyt varata matkatoimistosta.”  Hyvä matkatoimisto on aina auki. Arealla on 24/7/365 palvelu Helsinki-Vantaan lentoasemalla. Mahdollisiin epäsäännöllisyystilanteisiin ja poikkeamiin pyritään varautumaan etukäteen. Ja kun kriisi syttyy, matkatoimisto tietää missä matkustaja on ja voi tarvittaessa olla suoraan yhteydessä matkustajaan tai välittää tiedon viranomaiselle. Viime vuonna saimme 15.000 toimistoajan ulkopuolista yhteydenottoa 24 tunnin palveluumme!

Viime kesänä mediassa päiviteltiin kuinka ulkomainen nettisivusto oli ottanut koululuokan rahat, kuitenkaan varaamatta hotellia ja lentoja. Sivusto oli sittemmin hävinnyt olemasta. Oikeasti. Jos tuntematon henkilö kadulla pyytää sinulta 600 euroa ja lupaa toimittaa tavarat sinulle myöhemmin kotiin, ei kai kukaan suostu. Ei näin kannattaisi toimia netissäkään. Ei riitä, että maksuyhteys on varmistettu, myös palveluntarjoaja tulee tarkistaa. Kotimainen matkatoimisto, myös netissä, on turvallinen vaihtoehto. Viranomaisvalvonta on erittäin tarkkaa ja 1.7. voimaan astuva, uudistettu valmismatkalainsäädäntö vakuusmaksuineen laajenee kattamaan myös kotimaisen toimijan netistä ostetut lento+hotelli–paketit.

Paluuta pankkikirjoihin ja konttorissa jonottamiseen ei ole, emmekä me kuluttajina enää suostuisi siihen. Samalla tavoin nettivaraamisessa on matkustamisen tulevaisuus. Se on helppoa, nopeaa ja turvallista. Täytyy vain osata valita oikea kumppani, jonka kanssa maailmalla matkustaa. Suosittelen kotimaista matkatoimistoa.

Taru Keronen
toimitusjohtaja, Matkatoimisto Area

Filed under: Finnairin blogit, Palvelu | Avainsanat:: Area, hotellivaraus, lentovaraus, matkatoimisto, Taru Keronen, valmismatkalainsäädäntö